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规章制度

西安外国语大学出国(境)人员管理暂行规定

2016年03月13日 13:40  点击:[]

为进一步规范我校国际交流接待工作,加强接待管理、经费管理,强化预算监督,依据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》(财行〔2013〕533号)、《陕西省省级机关外宾接待经费管理办法》(陕财办行〔2014〕14号)、《党政机关厉行节约反对浪费条例》等国家和陕西省有关文件精神,结合我校实际,制定本办法。

一、 适用范围

本办法适用于我校接待国(境)外前来洽谈国际合作交流项目或进行短期学术交流(一个月以内)的团组和个人。

二、 工作原则

国际交流接待工作应当坚持服务外交、服务我校国际化发展战略、友好平等、务实节俭的原则。

三、 国际交流接待类别及内容

我校国际交流接待按性质分为国际合作交流接待和国际学术交流接待;按规格分为学校接待、二级单位接待、普通接待。

(一)国际合作交流接待:指接待国(境)外高等院校或科研机构前来我校洽谈或开展国际交流合作项目的团组或个人。

(二)国际学术交流接待:指接待国(境)外高等院校或科研机构前来我校进行学术交流和讲座的团组或个人。

(三)学校接待:指根据友好平等原则,由我校校级领导出席的会见、会谈及签约等接待活动。

(四)二级单位接待:指根据友好平等原则,由我校处、院、部、基地、附属学校等相关二级单位负责人出席的会见、会谈等接待活动。

(五)普通接待:指根据友好平等原则,由我校相关单位职员或教师出席的会见、会谈等接待活动。

四、 接待管理

(一)归口管理

国际交流接待工作由国际合作与交流处统一归口管理。各单位邀请国(境)外团组及个人来访或讲学应当严格执行上报审批制度。未经批准或授权,不得对外发出正式邀请或作出承诺。

(二)对外联系

1.对外联系由国际合作与交流处负责,同时,鼓励各二级单位教师学者积极开展对外联系,建立二级单位国际交流平台。各二级单位需指定专人为国际交流协调员,负责本单位的对外联系、接待计划的制定和组织实施,并及时与国际合作与交流处做好沟通和备案工作。

2.对外联系应注重调查研究,明确来访团组和个人的基本情况,包括来员单位背景、来访目的、团队组成、成员姓名、性别、身份、信仰、行程安排等。本着以我为主、力求实效、有针对性的原则,为接待工作做好准备。

(三)分级负责

原则上,学校接待由国际合作与交流处负责并安排具体接待活动;二级单位接待和普通接待由各二级单位向国际合作与交流处提交《国际交流合作/学术接待申请表》(附表一、二),由国际处和主管校领导审核同意后安排具体接待活动。国际合作与交流处负责国际交流项目的年度汇总和统计上报。

(四)接待原则

负责接待的工作人员要增强组织观念,统一安排接待活动。参加接待活动的人员应遵守“内外有别、不卑不亢”的外事工作原则,严格执行涉外保密规定。要遵守外事纪律,注重礼节,严禁酗酒。

(五)工作流程

国际交流接待要严格执行上报审批制度,及时向国际合作与交流处备案,杜绝擅自作主、各行其是。具体工作流程如下:

对外联系,确定来访信息

国际处网站下载

《国际合作交流接待申请表》(附件一)或

《国际学术交流接待申请表》(附件二)

填写《申请表》

二级单位负责人审核、签字并盖章

国际处审核、签字并盖章

主管国际交流或主管学术校领导审批

(校领导出席时)

国际处留存《申请表》复印件备案,原件作为报销凭据返回院系

组织落实接待工作

(校领导接待相关事宜由国际处协调安排)

根据《申请表》费用预算明细直接办理费用报销(如出现超标准接待,需由国际处、相关校领导审核后办理)

五、 预算管理

(一)国际交流接待应纳入各单位预算。预算由相关单位根据学校要求和实际情况上报并经学校审核同意方可使用。接待应在核定的年度国际交流接待费预算内安排活动,不得超预算或无预算安排接待。

(二)各单位应从严从紧控制国际交流接待经费,严格执行接待费开支标准,不得擅自突破,不得转嫁费用。

(三)国际交流接待费的报销支付应严格按照公务卡管理的有关制度执行,采用银行转帐或公务卡方式结算,不得以现金方式支付。

六、 开支范围及标准

(一)国际交流接待费开支范围主要包括:住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、景点门票费、赠送礼品费等。原则上不得列支外宾来华国际旅费。

(二)对应邀来校的团组或个人,应根据互惠对等原则或校际交流合作协议,区分为全部招待、部分招待和外方自理;无互惠对等原则或校际交流合作协议的接待,全部招待或部分招待天数不得超过5天(含抵离境当天),招待人数不得超过3人。超过规定天数和人数的,一律由外方自理。

(三)住宿费执行办法

1. 住宿应注重安全舒适,不追求奢华。校级人员率领的代表团,可安排在与学校签订协议的四星级宾馆住宿;二级单位负责人及其他人员代表团,安排的宾馆最高不超过四星级。住房均应安排单间或标准间。

2. 各单位可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议,争取优惠价格。

(四)日常伙食费执行办法

1.日常伙食招待应注意节俭, 严格根据伙食费标准选择菜品, 提倡采用自助餐等形式。

2.日常伙食费标准(含酒水、饮料):校级人员每人每天260元;二级单位负责人每人每天200元;其他人员每人每天150元。在所住宾馆用自助餐的, 按照与宾馆签订的协议价格执行。外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

(五)宴请费执行办法

1.宴请严禁讲排场,不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈浪费。提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

2.宴请费(含酒水、饮料)标准:校级人员出面举办的宴请,每人每次250元;二级单位负责人及其他人员出面的宴请,每人每次150元;冷餐、酒会、茶会分别每人每次150元、100元、60元。

3.外宾在校期间的宴请次数不得超过1次。

(六)城市间交通费执行办法

1.接待用车应根据实际情况安排,除少数重要外宾乘坐小轿车外,其他可视人数多少安排面包车、中巴车或大巴车。在符合礼宾要求的前提下,外宾出行应当集中乘车,减少随行车辆。

2.各单位确需租用车辆的,应与具备资质、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。

3.可提供与外宾职务相应等级标准的城市间交通工具:校级人员及国(境)外知名学者、专家和教授可提供飞机经济舱、火车软席(高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧);二级单位负责人及其他人员原则上不提供城市间交通。

4.确因工作需要并经校领导批准,可提供外方主宾的1名重要随行人员与主宾同等舱位。

(七)文化考察景点门票费执行办法

1.文化考察应根据对等原则和实际情况从严掌握,注意节约。

2.无对等原则的,按以下标准执行:

(1)我校已合作国(境)外友好院校校级团组、个人或国际知名学者、教授来访,可提供安排省内最多2个景点(涉及门票)考察;二级单位负责人及普通团组或个人可提供省内最多1个景点(涉及门票)考察。

(2)我校未合作但已有实质性合作计划的国(境)外友好院校来访团组、个人或学者、教授来访,可提供安排省内最多1个景点(涉及门票)考察。

(3)顺访或无实质性内容的友好访问不提供文化考察。

(八)礼品赠送执行办法

1.对外赠礼应节约从简,实物礼品应尽量选择具有地方特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,不求奢华。

2.赠礼对象仅为团长,必要时可包括主要陪同人员。一个团组或个人只能由接待单位赠礼1次,不得重复赠礼。如外方赠礼,可按对等原则回礼。

3.应以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准,赠礼方或受礼方为校级人员或来校讲学的国际知名专家教授每人次礼品价格不得超过200元;二级单位负责人每人次礼品价格不得超过100元;其他人员视情况赠送小纪念品,价格不得超过50元。

4.学校接待的赠送礼品由国际合作与交流处统一准备。

(九)机场贵宾厅使用费等其他必要开支应从严掌握,注意节约。

(十)外宾访问我校期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用均自理。

七、陪同人员及经费管理

(一)我校陪同人员人数应根据省上相关要求,从严掌握。

(二)接待宴请国家元首、政府首脑级外宾的重大接待活动,我校参加宴请人数根据礼宾要求安排。接待宴请外方校级领导,外宾5人以内的,我方应以1:1安排参加人员;外宾超过5人的,超过部分中外人数比例为1:2以内;接待宴请外方二级单位负责人,原则上应将中外人数比例控制在1:2以内。

(三)陪同外宾在学校以外访问期间,陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照我校国内差旅费管理有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的,经主管校领导批准,可按对应的外宾接待标准实报实销。

八、支出及报销管理

(一)国际交流接待费用应由相关接待单位支付,由我校国际交流接待经费中支出。

(二)国际交流接待费的报销应由接待单位审核后按照我校相关财务规定报销。接待费用涉及宴请费、餐费、文化考察景点门票费等需由主管校领导审批后方可报销。

九、监督检查

(一)国际合作与交流处、计划财务处等部门应加强接待管理和经费使用情况的监督检查。

(二)违反本规定,有下列行为之一的, 按照我校相关规定,责令整改,追回资金,并追究有关人员责任:

1.擅自提高接待开支标准的;

2.接待申请未经批准接待外宾的;

3.违规扩大国际交流接待开支范围或报销与接待无关费用的;

4.虚报外宾接待级别、人数、天数, 套取国际交流接待经费的;

5.使用虚假发票报销国际交流接待费用的;

6.假借接待陪同虚报差旅费的;

7.其它违反本规定的行为。

十、附则

(一)在我校举办国际会议涉及的外宾接待费用管理按照在华举办国际会议的有关规定执行。

(二)本规定经2016年1月11日校长办公会议审议通过,自文件发布之日起施行。凡与本规定不一致的文件同时废止。

(三)本规定在执行过程中将随时依据国家或省级相关规定及市场物价水平的变动情况进行调整、修订和完善。

(四)本规定由国际合作与交流处和计划财务处按照职责分工负责解释。


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