为了进一步加强我院学科建设与发展，提高全体教师的教学科研水平，学院积极支持教师参加各类与本院学科发展方向相符合的高水平学术会议。结合我院科研、教学和预算状况，学院教师参加学术会议有关事项规定如下。

一、总则

（一）本办法适用于由英文学院资助参与的各类校外学习活动；

（二）“校外学习活动”包括国内外教育机构、专业学术机构以及高等院校等主办的各种教学与科研相关的高级别学习班、研讨会、研修班以及学术会议等；

（三）资助对象为英文学院的在职在岗教职工。

（四）教职工外出参加学术会议应该遵循有利于学校学科建设，提升学校和学院学术竞争力、知名度，遵循学术道德以及诚实信用的原则。

二、申请条件

（一）申请参会者已经完成上一年度个人教学、科研工作量；

（二）凡符合下列情况之一的教职工，可向学院提出申请：

1.在研国家级及省部级相关科研项目的教职工（申请者须为项目主持人）；

2.近三年来，在CSSCI来源期刊、扩展版来源期刊、来源集刊或北大核心期刊上发表过学术会议相关论文的教职工（独著或第一作者）；

3.原则上主持各类教学、科研项目的教职工，省部级以上者每年可参会三次；副省级和地厅级以上者可参会两次；校级项目者，可参会一次；

（三）适当控制同一部门参加同一会议的人数。教职工应该参加与本院学科发展方向相符的高层次学术会议，原则上同类同质会议每次不超过两人，超过两人以上需由党政联席会议决定；

（四）研究生导师带领学生外出参会，原则上同类同质会议不超过两人，超过两人以上需由党政联席会议决定；

（五）申请参会者应妥善安排好所从事的教学及相关工作，履行相关请假手续。

三、办理程序

（一）英文学院转发校外培训和会议的相关信息；

（二）教职工通过网络渠道了解相关学术信息；教职工加入学术组织，掌握学术会议动态；

（三）有意参加校外培训和学术会议的教职工，应在会议召开两周前填写“西安外国语大学英文学院教职工外出参加学术会议申请表”（附件1），申请参加相关会议，并由分管科研副院长签字审批，经审批同意后方可参加；

（四）申请者须持有学术会议的正式通知、邀请函和显示确切会议起止日期、地址等信息的会议通知或者手册提请审批；申请者所提交的书面材料应能够证实本人的论文（或摘要）已被会议接受并将在会上宣读，同时把相关材料发送至研究生教学秘书的电子邮箱备案。

（五）研究生导师带领学生外出参会，申请参会学生需携带邀请函、参会论文以及发言材料等，按照学校相关规定，需经主管领导签字审批，并报研究生教学秘书备案；

（六）批准外出参加学术会议者，由本人先垫付有关费用，会议结束后两周内，凭学院主管领导签字的参会申请表和相关票据，到英文学院分管财务的院领导处签字，按照学校相关规定和报账程序报销相关费用。

四、附则

（一）获得学院资助外出参会的教工，返校后须填写“西安外国语大学英文学院教职工外出参加学术会议总结报告表”（附件2），交学院办公室存档并在学院网页介绍会议有关情况。教师外出参加学术会议所获取的学术信息资料，学院有权装订、陈列、提供阅览，实现信息共享。

（二）获得学院资助外出参会的教师，返校后须在一定范围内（如教研室会议或者学院教工例会等）进行交流汇报。

（三）学院教职工利用自己科研经费参加各级各类学术会议不受此规定限制。

（四）我院教师在外学习期间参加学术会议的费用不予报销，但学院委派其参加的重要学术会议例外。

（五）申请参加国（境）外学术会议者，须经学院党政联席会议研究决定，并按照我校有关管理规定办理。

（六）凡是与本规定不相符合的特殊情况，须由党政联席会议商议决定。

（七）本规定自公布之日起实施，并由英文学院学术委员会负责解释，原规定同时废止。